Verlorene oder unlesbare Belege

Betriebsprüfer fordern für größere Betriebsausgaben im Regelfall Belege an. Für die Geltendmachung eines Betriebsausgabenabzugs und die Vorsteuer ist stets die Unternehmerin/Steuerpflichtige bzw. der Unternehmer/Steuerpflichtige in der Beweislast. Doch was ist, wenn die Belege nicht mehr auffindbar sind, unleserlich geworden oder beispielsweise in Folge einer Kellerüberschwemmung unbrauchbar geworden sind?

Handlungshinweise

Um die Festsetzung eines Verzögerungsgeldes zu vermeiden, empfiehlt es sich zunächst, das Fehlen von angeforderten Belegen mit der Bitte um Fristverlängerung anzuzeigen. Handelt es sich um höhere Rechnungen, sollte bei den Rechnungsausstellerinnen und -ausstellern um Übersendung von Rechnungskopien gebeten werden. Duplikate retten – am besten zusammen mit Überweisungsbelegen – den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug im Regelfall.

Eigenbeleg

Sofern keine Zweitschriften angefordert werden können, hilft ein Eigenbeleg. Auf dem Eigenbeleg sollte entweder notiert sein, dass die Originalrechnung verloren gegangen ist, oder es sollte die unlesbare Rechnung angeheftet werden. Der Eigenbeleg muss Informationen darüber enthalten, aus welchen Gründen in welcher Höhe an wen Zahlungen erfolgt sind (z. B. Kauf von Büroausstattung für…, am…, Kosten netto zzgl. Umsatzsteuer, Kaufdatum, Verkäuferin oder Verkäufer bzw. Bezugsadresse). Sofern möglich, hilft auch die Benennung von Zeuginnen und Zeugen weiter (zum Zeugenbeweis vgl. BFH-Urteil vom 23.10.2014, V R 23/13 BStBl 2015 II S. 313). Bei verlorenen Belegen sollte auch dokumentiert werden, warum Duplikate nicht mehr erhältlich sind.

Stand: 27. August 2024

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